記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分。所謂過(guò)程狀態(tài)主要針對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和體系的運(yùn)行過(guò)程，而過(guò)程結(jié)果則是指體系運(yùn)行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。

在記錄過(guò)程中常見問(wèn)題有以下6種：

(1) 盲：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)目的、功能不明，不為管理、改進(jìn)所用，僅為了應(yīng)付檢查。

(2) 亂：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)隨意性強(qiáng)，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責(zé)任不清。

(3) 散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。

(4) 松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴(yán)，日常疏于檢查，達(dá)不到要求，無(wú)人考核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。

(5) 空：該填不填，空格很多，缺乏嚴(yán)肅性，法定性。

(6) 錯(cuò)：寫錯(cuò)別字，語(yǔ)言表達(dá)不清，填寫錯(cuò)誤。

質(zhì)量記錄只有如實(shí)反映產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和最終狀態(tài)，如實(shí)反映質(zhì)量管理體系過(guò)程、過(guò)程和活動(dòng)的運(yùn)行狀況和結(jié)果，才能證實(shí)產(chǎn)品滿足技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度。

對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行控制，我們應(yīng)從以下幾個(gè)方面考慮：

一、記錄的設(shè)計(jì)和編制

(1) 記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過(guò)程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果。為此，組織既要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時(shí)又要對(duì)每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評(píng)審和取舍，并非記錄越多越好，正確的做法是選擇必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。

(2) 記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性：真實(shí)準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運(yùn)行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù)，因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時(shí)，應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息。

(3) 記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：應(yīng)盡量采用國(guó)際、國(guó)內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗(yàn)以使記錄更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，在建立質(zhì)量管理體系過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行的進(jìn)行清理，廢立多余的不適用的記錄，使用適當(dāng)?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號(hào)，使各項(xiàng)活動(dòng)的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)于同一種活動(dòng)的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應(yīng)規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的時(shí)間開始使用新表格。

二、記錄的填寫要求

質(zhì)量記錄填寫應(yīng)符合以下規(guī)范：

(1)記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。一般不準(zhǔn)用紅筆。

(2)記錄的原始性：記錄要保持現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作，如實(shí)記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記，當(dāng)周的活動(dòng)當(dāng)周記。做到及時(shí)和真實(shí)，使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復(fù)印，更不可以在過(guò)程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。

(3)記錄的清晰準(zhǔn)確：記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的，即是證據(jù)，首先要做到屬實(shí)，就要將過(guò)程做到位并運(yùn)作事實(shí)記得正確和清晰，語(yǔ)言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。

(4)筆誤的處理：在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。如是數(shù)字錯(cuò)誤，應(yīng)將整個(gè)數(shù)字劃掉，不能僅將數(shù)字中寫錯(cuò)的位數(shù)劃掉。

(5)空白欄目的填寫：有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無(wú)內(nèi)容可填。怎么處置呢?空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一斜線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無(wú)內(nèi)容可填，就以一斜線代之，如果縱向有幾行均無(wú)內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。

(6)簽署要求：記錄中會(huì)包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署，這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時(shí)盡可能的清晰易辨，不允許有姓無(wú)名或有名無(wú)姓情況存在，或?qū)懩持魅巍⒛辰?jīng)理、某先生、某小姐等。

(7）記錄報(bào)表的日期和流水號(hào)要寫全，便于追溯和管理。日期填寫要寫全年月日；流水號(hào)的填寫必須按固定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，流水號(hào)的填寫位置在報(bào)表的右上角。

三、記錄的管理和控制

(1) 記錄的標(biāo)識(shí)：應(yīng)具有唯一性標(biāo)識(shí)，為了便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號(hào)和流水號(hào)。標(biāo)識(shí)的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號(hào)、版本號(hào)、表號(hào)、頁(yè)號(hào)、沒(méi)有標(biāo)識(shí)或不符合標(biāo)識(shí)要求的記錄表格是無(wú)效的表格。

(2) 記錄的貯存和保管：記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或?qū)ｉT的主管部門負(fù)責(zé)，應(yīng)建立必要的保管制度，保管方式應(yīng)便于檢索和存取，保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠，干燥、通風(fēng)，并有必要的架、箱，應(yīng)做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)和丟失。管理的保存期限問(wèn)題，如果外部沒(méi)有要求的，組織可針對(duì)不同產(chǎn)品的特點(diǎn)和法規(guī)要求做出相應(yīng)規(guī)定，如果合同對(duì)記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應(yīng)保存3年，重要的記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。

(3) 記錄的檢索：一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)往往涉及到多項(xiàng)記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)對(duì)記錄進(jìn)行編目，編目具有引導(dǎo)和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對(duì)該項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的記錄能有一個(gè)整體的了解。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目，合同或是產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)后過(guò)程，可以考慮建立一個(gè)總編目，按產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的進(jìn)度進(jìn)行排列。對(duì)于記錄內(nèi)容較多，質(zhì)量活動(dòng)聯(lián)系復(fù)雜的記錄，也可設(shè)置分項(xiàng)編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗(yàn)收合格后方可進(jìn)行，如果歸檔資料不全，負(fù)責(zé)歸檔驗(yàn)收的部門有權(quán)拒收。記錄中包含了大量有用的體系運(yùn)行證據(jù)和原始信息，要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關(guān)部門和員工查找，記錄的查閱納入計(jì)算機(jī)管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。

(4) 記錄的處置：超過(guò)規(guī)定保存期限的記錄，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理，重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。

質(zhì)量記錄用于記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果，是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀依據(jù)，為采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)，有利于產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯性。我們只有認(rèn)真對(duì)質(zhì)量記錄進(jìn)行管理，才能使組織的質(zhì)量管理體系得到有效運(yùn)行，保證產(chǎn)品、過(guò)程和整個(gè)體系的運(yùn)行是否達(dá)到預(yù)期的要求。